Finance & Admnistration Assistant

emploi

TDR – Assistant Financier

Job Framework

Job Title: FINANCE & ADMNISTRATION ASSISTANT
Location: RDC – KISANGANI
Reporting to: MANAGER REGIONAL EST

Qui nous sommes

Marie Stopes RDC est une organisation sociale à but non lucratif orientée vers les résultats, qui utilise des techniques modernes de gestion et de marketing pour fournir des services de planification familiale, de santé de la reproduction et sexuelle, de santé maternelle et infantile et autres services associés de haute qualité. Le but de MS RDC est de répondre aux besoins des populations ayant un faible accès aux soins et d’améliorer de façon exponentielle l’accès et l’utilisation des services de santé sexuelle et reproductive et de planification familiale. MS RDC s’est implantée à la fin de 2017 et fait partie du partenariat global de Marie Stopes International qui fonctionne dans 38 pays dans le monde entier. La mission de MSI est « Enfants par Choix et Non par Hasard ».

La Fonction/Indicateurs de performance

  • Rapports de contrôle des caisses de menues dépenses sans écarts
  • Réconciliations bancaires élaborées à temps
  • Les journaux sont élaborés
  • Les procédures administratives et financières sont respectées
  • Les charges obligatoires sont payées à temps
  • Les polices d’assurances sont à jour

Le Rôle

L’Assistant Financier est responsable de l’appui en gestion financière, comptable et administrative au Manager Regional/Coordinateur provincial.

Responsibilites et activités Clés

En étroite collaboration avec l’Assistante Administrative, le Manager des Ressources Humaines, Le Manager Logistique et Manager des Systèmes d’Information, l’Assistant Financier sera chargé de :

1. Gestion financière

    • Superviser la gestion de la caisse de menues dépenses
    • Vérifier toutes les demandes de paiement et les soumettre à l’approbation du directeur des finances et de l’administration
    • Effectuer tous les paiements par banque aux fournisseurs et aux membres d’équipe
    • Soumettre hebdomadairement au Manager Financier et au directeur des finances et de l’administration, l’analyse des recettes versées sur les différents comptes bancaires, si il y en a.
    • Élaborer et soumettre hebdomadairement au directeur des finances et de l’administration, le rapport de gestion de caisse ainsi que les demandes d’approvisionnement de la caisse
    • Assurer que le paiement des impôts, contributions patronales et cotisations sociales auprès des institutions est fait à temps.
    • Préparer toutes les réconciliations bancaires et les soumettre au Manager Financier pour approbation
    • Elaborer les états financiers annuels conformément à la réglementation nationale en vigueur
    • Veillez à l’application des procédures financières et comptables de MSI RDC.
    • Faire la revue des documents de paiement et des Demandes d’Achat (PR), selon la limite autorisée, et s’assurer de l’exactitude et de la conformité des informations.
    • Effectuer les saisies des données comptables, selon le programme élaboré par le gestionnaire des finances.
    • Préparer, chaque mois, les réconciliations bancaires des comptes bancaires à Kinshasa et les envoyer pour revue, au Finance Manager.
    • Faire un suivi hebdomadaire des avances et autres dettes pour le bureau de Kinshasa et fournir un rapport mensuel, explicatifs des soldes de ces comptes.
    • Produire chaque mois la réconciliation du bilan (balance sheet reconciliation) pour le bureau de Kinshasa et y ajouter des commentaires.
    • Procéder à une vérification préalable de l’exactitude des demandes de paiement avant de procéder aux paiements (vérification des signatures, vérification de la conformité avec la délégation d’autorité, vérification des documents de support et vérification de toute autre exigence en matière de paiement d’après les règles de MSI RDC et des bailleurs.
    • Superviser hebdomadairement et mensuellement l’archivage de la documentation nécessaire.
    • Participer aux inventaires lors de chaque clôture fiscale de la base MSI Kinshasa, en collaboration avec la logistique.
    • Durant les travaux d’audit, apprêter les documents de paiement demandés par les auditeurs

2. Gestion comptable

    • Assurer la bonne tenue de tous les registres comptables selon les protocoles de MSI RDC
    • Assurer l’enregistrement exact et la codification de toutes les opérations comptables
    • Élaborer et soumettre au Manager Financier les différents journaux comptables avant leur importation dans le logiciel de gestion SUN
    • Tenir le journal des comptes bancaires de MSI RDC
    • Elaborer hebdomadairement les états de rapprochement des comptes bancaires
    • Effectuer le recouvrement des créances auprès des clients débiteurs et des autres débiteurs
    • Procéder à la vérification des journaux de caisse, banque et liquidation avant leur postage par le superviseur dans Sun System
    • Préparation des allocations et le journal de paie de staff local
    • Préparation de la réconciliation bancaire au minimum chaque semaine
    • Participer à toutes les opérations quotidiennes du département comptable.

3. Gestion administrative

    • Mettre en application les procédures administratives en matière financière et comptable
    • Respecter toutes les obligations légales en matière d’impôt et toute autre retenue vis-à-vis de l’Etat
    • Tenir à jour les polices d’assurances du bâtiment, des véhicules et du personnel
    • S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.
    • Procéder au classement des timesheets et assurer que les données comptables sont conformes aux données des timesheets.

4. Autres

    • Promouvoir les services de MSI RDC auprès des clients individuels et au sein de la communauté en général
    • Travailler sur le rapport des sommes versée aux tierces trimestriellement.
    • Exécuter d’autres activités en relation avec sa fonction à la demande du directeur des opérations et du comptable.

Compétences /Qualifications et expériences

  • Avoir au minimum un diplôme de graduat dans le domaine de finance ou économie
  • Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle pertinente
  • Avoir une excellente connaissance des logiciels Microsoft (Word et Excell)
  • Avoir la connaissance d’un logiciel comptable de préférence SUN System
  • Expériences à travailler d’une manière efficiente et en collaboration pour développer la livraison de services internes de la plus haute qualité
  • Niveau très élevé d’honnêteté
  • Capacités linguistiques : Français (ESSENTIEL) et Anglais (SERIEUX ATOUT)

Attitudes personnelles

  • Engagé pour l’amélioration des services de santé reproductive
  • Grand respect de la confidentialité
  • Souhaite renforcer et développer ses capacités personnelles
  • Fortes capacités de discernement et de respect de la confidentialité
  • Résistant et capable de gérer son propre stress et celui de d’autres.
  • Fortes relations interpersonnelles
  • Démontrer d’attention consistante aux détails
  • Flexibilité et polyvalence
  • Respect des délais et fiabilité des chiffres
  • Un bon niveau d’intégrité et un bon sens éthique
  • Bon sens d’organisation, de gestion et du travail en équipe
  • Sens de la rigueur et souci du détail
  • Savoir respecter le choix du client – PRO-CHOIX

Postuler

Poste basé à : Kisangani,
Date de clôture : 30/10/ 2019
Durée du contrat : 01 an avec possibilité de renouvellement si résultats satisfaisants
Salaire : (contrat local)

Le dossier doit être composé :

  • D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste et votre engagement pour la mission de MSI.
  • D’un CV pertinent (maximum 4 pages, mettre les détails nécessaires éventuels en annexe)
  • D’une liste de 3 références professionnelles avec adresses emails et téléphones.

Merci d’envoyer votre demande à l’adresse : drcrecruitment@mariestopes.org , avec les mentions impératives en objet : « FINANCE & ADMNISTRATION ASSISTANT – MSI KISANGANI »/ Votre Province de résidence.

Comportements et valeurs MSI

Comportement du membre d’équipe

Travailler à l’unisson au sein de MSI

  • Vous contribuer à utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous permettant d’optimiser notre capacité à influencer les autres.
  • Vous partagez les connaissances, l’expertise et les ressources appropriées pour renforcer l’esprit d’équipe et éviter la duplication des efforts.
  • Vous travaillez activement au sein d’une équipe, fournissant soutien et souplesse aux collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et cultures.

Vous faites preuve de courage, d’authenticité et d’intégrité

  • Vous assumez la responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous adoptez.
  • Vous êtes courageux, remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée et maitrisée.

Développement et croissance

  • Vous sollicitez des commentaires afin d’avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez de même aux autres d’une manière qui les pousse à être encore plus efficaces.
  • Vous gérez votre développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos connaissances et compétences.

Atteindre l’excellence, toujours

  • Vous vous efforcez à toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout, et mettez en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces d’accomplir votre tâche.
  • Vous construisez et maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de MSI.

Leadership (cadres et responsables hiérarchiques uniquement)

  • Vous inspirez les individus et les équipes, par le biais d’un leadership adapté aux situations, en offrant une orientation claire.
  • Vous cherchez et offrez des possibilités qui motivent les membres d’équipe, contribuant à développer les compétences et le potentiel tout en renforçant les talents et la relève à disposition.
  • Vous êtes au courant des derniers développements dans notre secteur, faisant preuve de connaissances stratégiques sur nos clients et nos affaires et vous encouragez ceci au sein de votre équipe.
  • Vous formuler une vision de l’avenir qui inspire et stimule les autres.

Valeurs fondamentales de MSI

  • Conduite par une mission : Avec l’engagement inébranlable, nous existons pour donner l’autonomie des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par surprise.
  • Centré sur le client : Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l’atteinte de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible
  • Redevabilité : Nous sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l’impact croissant.
  • Courageux : Nous recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d’autres conformément à notre mission.

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