Administration Assistant SC 5 THIKAPA

emploi
Closing date: 18 Oct 2019
  • Faire le contrôle des factures et s’assurer que tous les documents de support nécessaires pour l’approbation des paiements accompagnent les factures avant l’établissement de la requête de paiement.
  • Assurer le maintien du système de classement des dossiers administratifs et financiers, initier les actions administratives relatives aux arrangements des voyages du personnel (TA, commande billets, réservation vols et hôtels, transport aéroportuaire),
  • Faire le suivi des factures transférées au Bureau du Pays pour paiement.
  • Préparer la facturation des frais pour usage privé des matériels du PAM (téléphone et véhicule). Procéder au recouvrement desdits fonds auprès des tiers, spécialement du staff ; faire suivre à la personne appropriée pour la passation des écritures et l’approbation
  • Préparer sur une base mensuelle les états pour la facturation selon le contrat des frais de loyer, de gardiennage, de consommation d’eau et d’électricité, de consommation du carburant et de la connexion Internet aux différentes agences co-locataires. Etablir le rapport mensuel pour permettre le suivi des remboursements effectués par les agences respectives.
  • Assister dans le traitement des paiements et s’assurer qu’ils comportent la documentation complète, l’approbation et que le service/bien est rendu/reçu en bonne et due forme selon le contrat. Faire toute sorte de contrôle sur la conformité aux règles et procédures du PAM en rapport avec l’Administration et les Finances avant la préparation des requêtes de paiement et leurs soumissions au superviseur pour certification et approbation.
  • Préparer toutes les correspondances administratives et comptes-rendus des réunions de la section et les soumettre au superviseur.
  • Assister dans la préparation et l’élaboration des rapports financiers et administratifs (Cash book du mois ainsi que tous les justificatifs, le cash book électronique et le solde du cash book à la fin du mois, rapport mensuel de consommations de carburants, de consommation des fournitures de bureau et état de stocks) et veiller à la bonne utilisation de l’équipement du bureau (photocopieuses, imprimantes…),
  • Préparer les requêtes d’achat manuelles (Purchase Requisition) pour le compte des Finances et de l’Administration.
  • Maintenir les inventaires du bureau (mobiliers, équipements, véhicules et motos) à jour et faire la vérification avant la fin de l’année,
  • Accomplir toutes autres tâches qui lui seront assignées par les supérieurs.

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