Office Manager

AVIS DE RECRUTEMENT
Breakthrough ACTION DRC

Titre du poste : Office Manager
Nombre de personne : 2
Lieu : 1 Bukavu et 1 Lubumbashi / RDC 

Aperçu :

Le Centre de communication  et des Programmes (CCP)  de l’Université  Johns Hopkins est fondé sur la conviction que le changement social et comportemental est essentiel pour résoudre les problèmes de santé les plus pressants au monde. Notre mission est d’inspirer et de responsabiliser les gens du monde entier pour qu’ils fassent des choix sains pour eux-mêmes et leurs familles. CCP mettra en œuvre le projet Breakthrough-ACTION-DRC (BA / RDC) sous financement de l’USAID, qui utilisera des outils de pointe basés sur des preuves pour encourager les populations des pays en développement à adopter des comportements sains. Une grande partie du travail mobilisera le pouvoir de la communication – les campagnes médiatiques, les drames télévisés et radiophoniques, les affiches simples dans une clinique de santé – pour susciter un changement durable. Le projet tirera également parti d’autres approches de sciences comportementales telles que l’économie comportementale et la conception centrée sur l’homme pour améliorer les programmes.

Résumé exécutif

Le Gestionnaire du bureau fournira un appui administratif, financier et comptable efficace à l’équipe du projet BA RDC aux niveaux national et provincial. Il/elle mettra en œuvre et gérera au besoin divers systèmes, processus et procédures Administratives, financières et comptables tout en respectant toutes les politiques financières et les bonnes pratiques comptables de l’USAID.  Le Gestionnaire du bureau suivra et appuiera la budgétisation, l’établissement de rapports et la réconciliation des avances, la gestion de la petite caisse et la gestion administrative  en s’assurance que toutes les activités financières sur le terrain sont gérées et administrées conformément aux règlements et politiques de l’USAID. Le Gestionnaire du bureau sera basé dans la région (Lubumbashi et ou Bukavu) et se rendra fréquemment sur le terrain pour mettre en œuvre et suivre les activités de la SBC.

Tâches et responsabilités essentielles

Principales taches:

Ce poste relèvera du Coordinateur régional et du Directeur Administrative et financier du Projet BA- RDC. Il/elle interagira fortement avec le personnel technique supérieur, les partenaires et les parties prenantes internes et externes concernées. Outre les tâches générales décrites ci-dessus, les tâches et responsabilités spécifiques sont les suivantes :

  • Planifie les besoins d’approvisionnement en fournitures, service et équipement et élabore les budgets des activités et demande de fonds
  • Gère le parc auto et l’entretien des véhicules, le suivi de la consommation de carburant, les entretiens et réparations et le remplissage du tableau de bord.
  • Procède aux acquisitions en respectant les procédures et les niveaux d’approvisionnement
  • Assure la bonne gestion des stocks par la prévision, l’approvisionnement, la tenue des fiches et l’inventaire.
  • Gérer la petite caisse
  • Organise les réunions, les formations et les visites des missionnaires
  • Assure la gestion des équipements par la tenue à jour des registres, l’immatriculation des équipements, les fournitures des consommables, l’entretien des équipements et participent aux inventaires.
  • Assure la propreté, la sécurité, l’entretien des locaux et du mobilier.
  • Préparer les réunions et assurer la circulation de l’information ;
  • Elabore les états financiers et la demande de fonds mensuelle
  • Préparer les ordres de missions régionaux
  • Préparer tous les arrangements de voyage pour le personnel de bureau et les visiteurs officiels
  • Assurer la gestion des dossiers du personnel, le suivi et la documentation des mouvements du personnel, l’établissement des ordres de mission
  • Servir comme comptable régional responsable du compte bancaire régional, le paiement des factures, la demande et la réception des fonds d’opération, et reportage régional mensuel de finances de bureau.
  • Mettre en œuvre toute autre tâche qui lui est confiée

Connaissances et Compétences :

  • Baccalauréat en finance, en comptabilité, en administration des affaires ou dans d’autres domaines connexes ;
  • 4 ans d’expérience dans le domaine des finances et de la surveillance financière, des politiques et de l’administration ;
  • Expérience professionnelle avérée en tant qu’agent financier ou dans un poste similaire ;
  • Excellente connaissance des procédures financières et comptables ;
  • Capacité avérée de préparer et d’administrer des budgets et de gérer les finances ;
  • Expérience avec une organisation financée par l’USAID et serait idéale ;
  • Connaissance avérée des règles et réglementations de l’USAID ;
  • Excellentes compétences informatiques et logicielles dans les applications Microsoft Office, en particulier les logiciels Word, Excel et les logiciels de comptabilité, avec une capacité avérée d’apprentissage de nouveaux systèmes ;
  • Excellentes aptitudes à la communication (orale et écrite), y compris la révision et la correction d’épreuves ;
  • Excellent sens de l’organisation et capacité d’évaluer les priorités, de gérer une variété d’activités et de respecter les échéances ;
  • Capacité et volonté de voyager et de travailler aux niveaux local et Communautaire.

Comment postuler
 

Les candidats intéressés sont invités à envoyer leur Un CV à jour avec au moins trois personnes de référence et une lettre de motivation détaillée à BA.DRC.Jobs@gmail.com , avec pour objet <Office Manager Lubumbashi ou Office Manager Bukavu>, au plus tard le 27 Septembre 2019. Toutes les demandes présentées sans les documents suivants ne seront pas prises en considération. La demande doit comprendre :

1. Une lettre de motivation détaillée comprenant :

    1. Description de l’expérience du candidat
    • Comment les expériences passées contribueront-elles à ce projet

2. Un CV à jour

Les soumissions qui ne comportent pas l’objet comme indiqué ci-dessous, qui n’incluent pas les documents demandés ou qui sont reçues après la date limite ne seront pas prises en compte

Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Les candidatures féminines sont encouragées.

NB : Le poste est ouvert au résident des localités concernées. Pour les non-résidents, les frais de déplacement et d’installation ne sont pas prises en charge ; une preuve de connaissance de la province sera exigée.
Les soumissions qui ne comportent pas l’objet comme indiqué ci-dessous, qui n’incluent pas les documents demandés ou qui sont reçues après la date limite ne seront pas prises en compte.

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