Assistant(e) Administratif (ve)

Délégation pays en République Démocratique du Congo

ANNONCE DE RECRUTEMENT LOCAL (INTERNE/EXTERNE)

Assistant(e) Administratif (ve) – Goma

 

Contexte :

La Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou «la Fédération ») est le plus grand réseau humanitaire au monde composé de volontaires. La Fédération est une organisation de membres constituée par ses sociétés nationales membres de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et de réduire les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la paix et de la dignité humaines. Dans le monde ». Il vise à répondre aux besoins et à améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.

But du Poste

Sous la supervision hiérarchique de l’Officier chargé de l’Administration et la Supervision Technique du Délégué aux Finances et à l’Administration de la Réponse à la Maladie à Virus Ebola au Nord-Kivu, Sud-Kivu et Ituri, le titulaire de ce poste aura pour tâches de fournir une assistance de haut niveau au bureau de la FICR du Nord-Kivu sur diverses questions administratives afin de garantir un fonctionnement efficace et efficient du Bureau au quotidien.

Les Taches du poste et responsabilités

Tâches et Responsabilités Clés :

Administration

  • Fournir un support administratif efficace et opportun aux Operations de la riposte sur la maladie à virus Ebola ;
  • Apporter une assistance dans la mise à jour régulière ainsi que le maintien de l’inventaire des bureaux, mener et finaliser la mise à jour globale des stocks,
  • Veiller à ce que tous les aménagements requis dans les maisons des délégués soient facilités conformément aux procédures,
  • Assister l’officier en charge de l’Administration, dans la gestion et l’utilisation des fournitures du Bureau du Nord-Kivu,
  • Veiller à ce que la salubrité soit maintenue dans le Bureau et ses environs,
  • Maintenir à jour une liste des contacts du staff de la Fédération et la partager chaque semaine, en incluant les informations sur le staff en voyage, R&R et fin mission,
  • Assurer le suivi des billets d’Avion/visa avec le bureau FICR de Kinshasa,
  • Assister l’Officier en charge de l’Administration dans les tâches de support logistique relatif à l’organisation des réunions du bureau et éventuellement des partenaires du Mouvement/RC
  • Maintenance du système de classement et archivage des dossiers.

Assistance dans la gestion des résidences et compounds

  • Assister le chargé de l’administration dans le suivi de consommation d’eau, électricité (SOCODEE et SNEL), le fonctionnement du générateur (heure démarrage, arrêt, ravitaillement carburant, complétude logbook) ;
  • Apporter un appui dans l’évaluation des états de besoins au niveau des résidences, suivre la propreté avec les ménagères, et les bailleurs.

Suivi de mouvements du Personnel

  • Mis à jour de l’outil de suivi de mouvements du personnel (arrivées, départs, fin mission, etc.) dans google docs et alerter le superviseur de toute anomalie ou disfonctionnement de l’outil,

Assistance aux voyages

  • Préparer les documents de voyage (Travel Order, ordre de mission)
  • Préparer les tableaux de planning de ramassage de/à l’aéroport, de tout le personnel et visiteurs FICR au départ comme à l’arrivée, et partager avec les assistants admin/Logistiques à Kinshasa, pour dispositions utiles ;

Gestion des évènements

  • Participer à l’organisation des événements tels que séminaires, conférences, ateliers, …

Expédition Courriers et cargo

  • Préparer les courriers et cargo à expédier vers les autres bureaux (Bunia, Beni, Butembo, Mangina, Kinshasa, etc. par UNHAS, Echoflight, ou autre moyen.

Soutien des activités du Bureau des Operations du Nord Kivu

  • Maintenir une communication étroite avec l’assistante administrative, les assistants financiers, la secrétaire bilingue (assistante du représentant) les assistants logistiques du bureau National de Kinshasa, sur diverses questions en liens avec l’administration des opérations du Nord-Kivu ;
  • Recevoir les dossiers de paiements émanant de différents départements (requêtes de paiement/demande de remboursement, réquisitions, bons de commandes, contrats, etc…) qui requièrent les approbations/validations au niveau de Goma ; imprimer les dossiers, placer dans les signataires, présenter aux approbateurs, faire le suivi des approbations. Une fois signés, scanner et envoyer aux clients;
  • Mettre à jour le tableau de suivi de dossiers reçus des autres bureaux (Kinshasa, Bunia, Beni, Tshopo, Butembo, etc.) et informer les clients sur le statut de dossiers ((à la signature, rejeté, besoin de commentaire, besoin complément de dossier, approuvé, etc.)
  • Archiver les contacts de s par le bureau et les prestataires de services,
  • Tenir à jour un inventaire des fournitures de bureau,
  • Toute autre tâche demandée de temps en temps par le superviseur hiérarchique, pour autant que ceci relève des qualifications, compétences, aptitudes et habileté du candidat.

Taches applicables à tous les employés

1. Travailler activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat de la Fédération

2.

Respecter les principes de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge

3.

S’acquitter de toutes autres tâches et responsabilités liées au travail qui pourraient être assignées par le supérieur hiérarchique.

Exigences du Poste

Education

Exigés

Preferé

Minimum un diplôme de graduat en Administration, Sciences Commerciales et financière, Statistiques, Droit, ou tout autre domaine apparenté.

X

Experiences  

Exigés

Preferé

  • Expérience d’au moins 5 ans ou plus dans une Organisation Internationale ou autres domaines similaires.
  • Expérience d’au moins 2 ans avec le Mouvement Croix-Rouge et Croissant Rouge.

X

Connaissances et Compétences

Exigés

Preferé

Bonne Communication

X

Habilité à donner et recevoir un feedback

X

Aptitude à communiquer à l’oral et à l’écrit

X

Être flexible et s’adapter aux conditions changeantes du travail

X

Être capable de prioriser et respecter les délais

X

Être capable de travailler en dehors des heures de travail si nécessaire

X

Habiter le lieu d’affectation

X

Capacité de travailler les Week-ends en cas de nécessité

X

Bonne attitude interpersonnelle et savoir faire attention aux détails

X

Capacité de suivre et mettre en application les instructions reçues du Superviseur

X

Faire preuve de Capacité et Volonté d’apprendre

X

Langues

Exigés

Preferé

Savoir parler et écrire couramment le français et l’anglais

X

Connaissance des langues locales est un atout

X

Composition du Dossier de Candidature

  • Lettre de Motivation adressée au Responsable des Ressources Humaines de la FICR,
  • Curriculum Vitae à Jour,
  • Copie des Diplômes et Attestations de Service,
  • Copie de la Carte d’identité.
  • Soumettre la candidature exclusivement en ligne sur le lien ci-dessous :

https://www.ifrc.org/en/who-we-are/working-with-us/current-vacancies/job-description/?id=35755

 

Au plus tard le 17 Septembre 2019.

N.B: Les candidatures féminines replissant les critères sont fortement encouragées à postuler.
A compétences égales, la priorité sera accordée aux candidatures féminines.

Les candidatures seront dépouillées au fur et à mesure qu’elles sont réceptionnées.
Vu l’urgence pour combler cette position, la Fédération se réserve le droit de clôturer la réception des candidatures avant la date de clôture, si un candidat est identifié.

 

Fait à Goma, le 03 Septembre 2019

Le Département des Ressources Humaines

Related articles

emploi

Chargé (e) de projet sénior, initiative jeunes

Avis de recrutement Chargé (e) de projet sénior, initiative jeunes   Le Centre Carter est fondamentalement engagé pour la promotion des droits de l’Homme, l’allégement des souffrances humaines, le renforcement de la liberté et la démocratie, et l’amélioration des conditions d’accès à la santé. Le Centre Carter cherche, pour son bureau en République Démocratique du […]

Learn More
emploi

Coordinateur de projet

  Descriptif du poste et spécifications du candidat   Résumé Titre du poste : Coordinateur de projet Type de contrat : CDD (12 mois avec possibilité de renouvellement) Rend compte a : Gestionnaire des Programmes – Nord Kivu Travail avec : Référent Technique Protection, Référent Technique Education, Conseiller Sécurité alimentaire et moyens de subsistance, Officier Finance, Coordinateur MEAL, […]

Learn More
emploi

Deputy Health Coordinator

Closing date: 30 Nov 2019 International Rescue Committee is one of the major actors in humanitarian aid and post-conflict development in the Democratic Republic of the Congo. The IRC began working in DRC in 1996 to meet the humanitarian needs of people affected by armed conflict in the east of the country. Currently, IRC works […]

Learn More

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *