Emploi: Trocaire/Bunia

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Trocaire: Assistant administratif pour Bunia

Trócaire est l’Agence Catholique Irlandaise pour le développement d’Outre-mer. C’est une agence de partenariat qui travaille avec les organisations locales et de la société civile dans plus de 20 pays en voie de développement en Afrique, Asie, Amérique Latine et le Moyen Orient afin d’apporter des changements. Trócaire en RDC met en place un programme intégré qui repose sur 3 piliers principaux à savoir : la Réponse Humanitaire ; Les Moyens d’existence durables et la Gouvernance et genre (avec un accent sur l’autonomisation économique des femmes et les changements de normes discriminatoires envers les femmes et jeunes filles les plus vulnérables et marginalisées). Depuis 2014, dans une perspective de promotion de résultat palpable et à impact visible, Trócaire a orienté toute ces interventions de programme intégré en province de l’Ituri avec pour finalité l’amélioration de la résilience communautaire et l’égalité du genre.

Trocaire RDC possède deux bureaux en RDC dont un à Bunia et un sous bureau à Kinshasa. Trocaire RDC dispose d’un effectif de 26 staffs donc 4 basés à Kinshasa et 22 à Bunia où se trouve la représentation pays.

A vu du développement des activités de Trócaire en RD Congo, le rôle du Département de l’Administration sera de s’assurer que :

Les besoins relatifs à l’Administration et fonctionnement quotidien des bureaux de Trócaire à Bunia sont satisfaits et que le bureau fonctionne sans aucun risque ;

Les besoins opérationnels urgents de Trócaire sur le terrain ont trouvé des réponses adéquates et appropriées pour le bon fonctionnement des ses programmes.

La gestion quotidienne de la case de passage de Trocaire à Bunia et bien assurée.

Le candidat aura pour rôle prioritaire de garantir et d’assurer la gestion efficace, effective et efficiente d’un système de gestion de l’Administration du bureau de Bunia ainsi que du Guest-house mis en place par le Responsable de l’Administration et Ressources Humaines qui est basé à Kinshasa. Vu que basé à Bunia, il sera sous la supervision directe du Finance and Administration Manager (FAM) basé à Bunia.de qui  il recevra un appui régulier en respect des procédures administratives et financières et en collaboration avec du le Responsable de l’Administration et Ressources Humaines  basé à Kinshasa.

Responsable de l’administration et Ressources Humaines (co-superviseur) ; responsables de finances, chargés de programmes, Directeur des programmes, Finance and Administration Manager et le Directeur pays.

Les Nettoyeurs et la Cuisinière-Nettoyeuse du Guest House de Trócaire à Bunia suivant les directives du Responsable de l’Administration et Ressources Humaines

Durée déterminée – Contrat d’emploi national selon la loi congolaise

Un an (renouvelable), période d’essai de trois mois

Assistant d’Administration et Finance

Bunia, Province de l’Ituri. République Démocratique du Congo

L’Assistant Administratif devra également faire le suivi régulier de la gestion de la Guest-house et de tous les achats relatifs à son bon fonctionnement en respectant scrupuleusement les procédures internes de Trocaire liées aux achats du bureau et le document de gestion de la Guest house

L’Assistant Administratif devra également, si nécessaire, conduire les véhicules de Trocaire dans la ville de Bunia.

Trócaire est attaché à la protection des participants au programme contre l’exploitation et les abus et dispose de politiques spécifiques à cet engagement (y compris un code de conduite mondial) qui décrit le comportement attendu et la responsabilité de tout le personnel, consultants et autres représentants de l’organisation. Tous les candidats qui se verront proposer un emploi chez Trócaire devront signer les politiques de protection de participants de Trócaire et le code de conduite mondial en tant qu’annexe de leur contrat de travail et s’engager à se comporter conformément aux dispositions de ces documents.

Secrétariat et archivage :

Responsable de la rédaction, envoi, réception et classement des correspondances,
S’occuper du scannage, de la photocopie et de l’envoi par e-mail, des documents relatifs au travail de Trócaire,
Prendre les rendez-vous nécessaires pour le personnel et les visiteurs de Trócaire,
Rédiger, partager et garder/classer les procès-verbaux des réunions du Bureau,
S’assurer que le personnel est tenu informé du calendrier des réunions, des événements, des dates limites et des obligations en rapport avec les programmes, les partenaires et l’administration publique,
Assurer l’archivage de tous les contrats des fournisseurs, des bailleurs et autres contrats de service
Superviser le pointage des présences du staff de Trócaire (heures d’arrivée et de départ) tous les jours ouvrables.

Administration :

Assurer le bon fonctionnement administratif du Bureau au niveau du Personnel et des obligations légales,
S’assurer que les documents d’enregistrement de Trócaire en RD Congo et les publications portées à la connaissance du public sont bien organisés et à jour,
Préparer et mettre à jour les cartes de service et de visite et les listes des contacts pour le personnel de Trocaire RDC,
Faire le suivi avec l’Assistant Logisticien concernant l’approvisionnement en crédits de téléphone pour le staff et procéder à leur distribution selon les quotas établis par Trócaire,
Préparer les ordres de mission et demandes de perdiems pour le personnel,
Organiser et faire le suivi des absences, des repos médicaux et du programme des congés annuels du Personnel,
Exécuter toutes autres tâches administratives chaque fois que de besoin se fera sentir.
Assister le Responsable de l’Administration et Ressources Humaines dans la préparation de dossier pour demande de visa du personnel expatrié (Viser les lettres d’invitation à la Mairie et DGM Bunia)
Faire le suivi avec l’Assistant Logisticien de l’organisation du Protocole, des formations et des préparatifs des voyages sur terrain et missions du siège ;

Gestion de la Guest de Bunia :

Faire le suivi de toutes les courses pour l’approvisionnement du Guest-House en consommables et autres fournitures et matériels essentiels à son bon fonctionnement,
Superviser la gestion du Guest House (Gestion de la maintenance, des factures d’eau et d’électricité, du fonctionnement de la pompe à eau, du Générateur et de l’électricité par panneaux solaires …) et faire le suivi et le contrôle de toutes les demandes d’approvisionnement hebdomadaire et mensuel en intrants, consommables et stocks de nourriture formulées par la Cuisinière-Nettoyeuse,
S’assurer de la tenue et maintien des biens et équipements de la Guest house et faire un rapport mensuel de son fonctionnement à la hiérarchie.

Critères

– Avoir terminé au moins le cycle de graduat et un diplôme de licence serait un atout,

– Avoir un permis de conduire valide en RDC serait un atout

– Avoir au moins 4 ans d’expérience dans le domaine de l’Administration dans une Organisation privée, internationale ou sans but lucratif,

– Avoir une parfaite connaissance dans la gestion des stocks mobiliers et immobiliers et dans les procédures d’achats serait un atout.

– Ecrire et parler couramment le Français et le Swahili ;

– Une bonne connaissance de l’Anglais parlé serait un atout

– Une bonne connaissance pratique dans la gestion et maintenance des biens immobiliers et mobiliers serait un atout ;

– Capacité d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

– Physiquement en forme

– Degré élevé de fiabilité, de communication et d’honnêteté

– Bonne réputation et une conduite exemplaire,

– S’assurer de bien défendre l’image de marque de Trocaire auprès des tierces personnes/organisations,

– Avec une apparence propre et présentable

Spécification de la personne  – Conditions souhaitables (S)

Dossier de candidature :

Le dossier de candidature est à adresser au Directeur Pays et doit comprendre un CV (maximum 3 pages), une lettre de motivation (maximum 1 page), 3 références, diplômes et attestations de services rendus.
Les candidatures doivent parvenir à Trócaire au plus tard le 24/08/2019 aux  adresses suivantes :

E-mail : jean.mopembe@trocaire.org  , emmanuel.kulimushi@trocaire.org

Bunia : Avenue de la Libération n° su 5657, Q. Lumumba, Ville de Bunia, +243819572864)

Kinshasa : Avenue des Citronniers n° 8, Q. Croix-Rouge, C/Gombe, +243818818819)

N.B :

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Seules les candidatures retenues seront contactées par téléphone ou par e-mail.
Les candidats doivent avoir une carte de demandeur d’emploi de l’ONEM.

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